Zwolnienia grupowe w firmie - jak się do tego przygotować?

Tak drogi czytelniku, wszyscy wokół informują o wzroście gospodarczym, niziutkim bezrobociu, wzrostach wynagrodzeń, itp., optymistycznych wskaźnikach, a ja chcę pisać o zwolnieniach grupowych. Dlaczego? To proste. Czas koniunktury, to najlepszy czas, aby spokojnie opracować strategię postępowania na gorsze czasy. Zapraszam zatem do lektury!

Zwolnienia pracowników – szczególnie te o charakterze grupowym – mają specyficzny wymiar i charakter. Nie tylko bowiem podlegają specjalnym regulacjom prawnym i nadzwyczajnym działaniom o charakterze organizacyjnym, ale również niosą ze sobą ogromny ładunek ludzkich emocji. Zwolnienia w wymiarze masowym stają się nie tylko problemem danej firmy i jej pracowników, ale także problemem dla całych społeczności lokalnych – miast, gmin a nawet województw. Biorąc pod uwagę te uwarunkowania należy pamiętać, że proces zwolnień musi być przygotowany i przeprowadzony wszechstronnie oraz w sposób nadzwyczaj przemyślany. W tym rozdziale zostaną omówione kluczowe wątki związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procesu redukcji zatrudnienia w firmie.

1.Planowanie i przebieg procesu zwolnień

Obiektywnie rzecz biorąc na dokonywanie redukcji w firmie należy spojrzeć tak jak na realizację określonego projektu. Podstawą powinno stać się bardzo dobre zaplanowanie kolejnych działań, ustalenie harmonogramów, kosztów, itp. Każdy projekt opracowywany jest z uwzględnieniem specyfiki podmiotu i jego sytuacji, dlatego nie jest możliwe zaprezentowanie uniwersalnego, szczegółowego planu projektu zwolnień w firmie. Można jednak przedstawić kluczowe elementy jego stworzenia i przeprowadzenia.

Szczegółowy plan działania dla całego procesu zwolnień powinien opisywać takie główne aspekty jak: przewidywane działania wewnątrz przedsiębiorstwa, przewidywane działania w powiązaniu z otoczeniem firmy, przypisanie odpowiedzialnych osób za poszczególne moduły działań/ zadania, terminarz/harmonogram wykonania poszczególnych modułów, punkty kontrolne (tzw. „kamienie milowe”),sposoby (miary) oceny realizacji poszczególnych zadań i modułów, kosztorys poszczególnych działań.

Elementy planu

Uwagi

Przewidywane działania wewnątrz  firmy

Tutaj należy określić jakiego typu działania i w jakiej kolejności będą przeprowadzane, np.
1. Przygotowanie propozycji kryteriów doboru pracowników do zwolnień,
2. Konsultacje ze związkami zawodowymi,
3. Spotkania zarządu z załogą, itp

Przewidywane działania w powiązaniu z otoczeniem firmy,

Działania te dotyczą relacji firmy z otoczeniem w okresie zwolnień; może to być np. przekazanie informacji do Urzędu Pracy, Spotkania z innymi pracodawcami, konferencja prasowa, wysłanie informacji do mediów lokalnych, nawiązanie kontaktu z firmą doradztwa personalnego, itp

Przypisanie odpowiedzialnych osób za poszczególne moduły działań/ zadania,

Zważywszy na złożoność projektu można przyjąć, że w działania będzie zaangażowane przynajmniej kilka osób. Wszystkie przewidywane działania powinny być zatem przydzielone do wykonania przez określone osoby i to one będą za ich realizacje odpowiadały. Należy przy tym pamiętać, aby przydzielić im nie tyko zadania, ale również środki do ich realizacji.

Terminarz/ harmonogram wykonania poszczególnych modułów,

To dokument, w którym określona zostaje nie tylko kolejność realizacji działań, ale również ich czas rozpoczęcia i zakończenia. Dzięki temu zarządzający będą mogli kontrolowac przebieg działań, a osoby odpowiedzialne za realizację zadań będą miały możliwość dokładnego rozplanowania swojego czasu pracy w tym trudnym okresie.

Punkty kontrolne (tzw. „kamienie milowe”)

Punkty kontrolne to zdarzenia, po których osoby zaangażowane w projekt przygotowują sprawozdania z realizacji zadań. W praktyce punkty kontrolne to terminy spotkań osób odpowiedzialnych za realizację zadań z zarządzającymi firmą. Podczas spotkań omawiane są działania już zrealizowane oraz dokonywane są ewentualne korekty planu na przyszłość

Sposoby (miary) oceny realizacji poszczególnych zadań i modułów

Należy przy każdym zadaniu określić sposób pomiaru jego realizacji. Ustalenie miar pozwala każdej osobie zaangażowanej w realizację zadań ocenić, na jakim etapie dane działanie się znajduje. Śledzenie tak ustalonych wskaźników pozwoli również na szybsze reagowanie w przypadku jeśli planowane działania nie przynoszą zakładanych efektów. Miary zależą od rodzaju zadania, trudno zatem wymienić wszystkie, które należy sobie założyć i śledzić w trakcie realizacji programu zwolnień – może to być np. czas realizacji, ilość osób obecnych na spotkaniu z zarządem, ilość pozyskanych ofert pracy w ramach outplacementu, itp.

Kosztorys poszczególnych działań

.

Firma musi określić ile oraz jakie środki może przeznaczyć na realizację programu redukcji zwolnień. Kosztorys powinien uwzględniać każde zadania. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za ich realizację będą od razu wiedziały jakimi środkami i w jakiej ilości mogą dysponować. Zarządzający z kolei będą mogli kontrolować finansową efektywność podejmowanych działań. Koszt może być również dobrą miarą realizacji zadania (patrz: punkt wyżej).

Oprócz stworzenia precyzyjnego opisu projektu, przebieg procesu zwolnień musi być bardzo dobrze przygotowany pod względem formalnym jak i prowadzonej polityki informacyjnej. W sensie operacyjnym, taki plan działania powinien obejmować:

  1. Powiadomienie powiatowego urzędu pracy o planowanych zwolnieniach grupowych (jest to również wymóg prawny),
  2. Stworzenie listy osób do zwolnienia oraz harmonogram wręczania wypowiedzeń (zapewni to uniknięcie zamieszania organizacyjnego i pozwoli przygotować się przełożonym do prowadzenia takich rozmów),
  3. Harmonogram konsultacji ze związkami zawodowymi,
  4. Listę oraz kalendarz działań dodatkowych prowadzonych przez przedsiębiorstwo w celu pomocy zwalnianym pracownikom
  5. Strategię polityki informacyjnej wewnętrznej i zewnętrznej wraz z zaplanowanymi działaniami (w jej ramach powinny się zawierać spotkania zarządu z załogą, kontakty z mediami, instytucjami samorządu lokalnego oraz powinny zostać określone rodzaj i termin przekazywania określonych informacji poszczególnym grupom odbiorców).

Przygotowując i realizując działania przedsiębiorca/menedżer firmy przez cały czas musi pamiętać, że proces redukcji zatrudnienia to nie tylko realizacja określonych czynności prawnych i organizacyjnych. To również cały pakiet działań i zachowań obu stron – tj. pracodawcy i pracowników - o charakterze psychologicznym i emocjonalnym.
W kolejnym wpisie temat będzie kontynuowany. Wówczas zajmę się kryteriami wyboru pracowników do zwolnienia.
Zapraszam do śledzenia bloga.
Jacek Jędrzejczak

blog comments powered by Disqus