Błędy i problemy przy sporządzaniu opisów stanowisk pracy oraz sposoby ich eliminacji

Poniżej zaprezentowano najczęściej popełniane błędy oraz problemy pojawiające się na różnych etapach sporządzania opisów stanowisk. Ich popełnianie lub powielanie może powodować późniejsze negatywne konsekwencje w wielu obszarach zarządzania ludźmi i organizacją. 

OPISYWANIE UMIEJĘTNOŚCI I DOŚWIADCZEŃ OSOBY AKTUALNIE ZAJMUJĄCEJ DANE STANOWISKO ZAMIAST WYMAGANYCH NA TYM STANOWISKU

Należy brać pod uwagę jedynie wymogi dotyczące opisywanego stanowiska pracy (ze względu na jego miejsce i funkcję w organizacji), a nie umiejętności i cechy posiadane przez osobę aktualnie zajmującą to stanowisko pracy.

Podobnie należy postępować w zakresie definiowanych doświadczeń. Należy brać pod uwagę jedynie wymagane doświadczenia zawodowe potrzebne do prawidłowego wykonywania zadań na opisywanym stanowisku pracy. Nie wolno sugerować się poziomem doświadczenia posiadanym przez pracownika zajmującego aktualnie opisywane stanowisko pracy.

Zatem w procesie opisu umiejętności i doświadczeń dla danego stanowiska nie odnosimy się do konkretnego człowieka z punktu widzenia np. jego roli społecznej, cech osobistych, preferencji, itp. Analizujemy potrzebne do opisania aspekty wyłącznie z punktu widzenia firmy, jako organizacji i jej wymagań związanych z wykonywaniem określonych zadań, na określonym stanowisku.

Innymi słowy: w procesie opisów stanowisk pracy obowiązuje kardynalna zasada: opisujemy stanowisko, a nie człowieka, który aktualnie je zajmuje. Tolerowanie tego błędu wypacza sens i wiarygodność opisów stanowisk. Wszystkie późniejsze działania realizowana na podstawie tak sporządzonego opisu (np. rekrutacja, wartościowanie, planowanie szkoleń, oceny okresowe) będą tylko potęgować nieporozumienia i podejmowanie niewłaściwych decyzji praktycznie na wszystkich szczeblach zarządzania.

NIEJASNY SPOSÓB OKREŚLENIA CELU STANOWISKA

Jako celu istnienia stanowiska pracy nie należy wskazywać podstawy prawnej zadań na nim wykonywanych (np. przepisów aktów prawnych lub procedur wewnętrznych firmy). Jest to mało przejrzyste i czytelne. Ponadto, każda analiza opisu stanowiska pracy pociągałaby wtedy za sobą sięgnięcie do wymienionego aktu prawnego. Zamiast powoływania się na podstawę prawną, należy opisać cel istnienia danego stanowiska pracy. Warto zatem wypracować i ustalić z osobami realizującymi opisy stanowisk jednolity sposób rozumienia samego pojęcia „cel stanowiska” oraz metody jego formułowania/zapisania. Osoby zatwierdzające opisy stanowisk również powinny znać i rozumieć to pojęcie i metodę. Dzięki temu wszystkie osoby zaangażowane w proces opisywania będą w stanie skorygować ewentualne błędy w zapisach.

NIEJEDNOLITE I NIEADEKWATNE DO SYTUACJI OPISYWANIE ZADAŃ I OBOWIĄZKÓW

Dowolność w sposobie formułowania zapisów w formularzu prowadzi do sytuacji, w której opisy stają się trudne do analizy i porównania. Przez to ich użyteczność w innych działaniach związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi wyraźnie spada.

Opis zadań powinien zatem obejmować główne zadania na stanowisku. Praktyka podpowiada: nie mniej jak 5 nie więcej jak 15 zadań. Opis zadania powinien być zwięzły i zawierać każdym z przypadków: czasownik lub czasowniki, które wskazują co jest robione + co jest przedmiotem wykonywanego zadania + co jest celem czynności.

Uniknięcie tworzenia niejednolitych opisów stanowisk w części dotyczącej zadań możliwe jest również do uniknięcia poprzez zastosowania reguły sporządzania zapisów w postaci określenia zadania w formie równoważnika zdań oraz dopisanie rubryki zawierającej czynności przypisane do tego zadania. Na przykład:

ZADANIE   CZYNNOŚCI
Bieżąca obsługa powierzonych maszyn i urządzeń i utrzymanie ich w bezpiecznych parametrach pracy   Kontrola pracy urządzeń
  Kontrola stanu technicznego maszyn i urządzeń
  Prowadzenie pomiarów eksploatacyjnych
  Sterowanie nastawami urządzeń i maszyn
  Wykonywanie przełączeń w przypadku awarii maszyn/urządzeń
  Wykonywanie okresowych przeglądów technicznych maszyn i urządzeń

W przypadku zastosowania takiej formuły warto również rozważyć utworzenie przy tej okazji bazy pojęć zawierającej nazwy zadań i czynności. Dzięki temu sporządzanie opisów będzie realizowane w oparciu o dokładnie takie same sformułowania i określenia, niezależnie od tego, kto i kiedy sporządzać będzie opis stanowiska

SUGEROWANIE W RÓL KIEROWNICZYCH POMIMO INNEJ SPECYFIKI ZADAŃ

Stanowisko kierujące pracą innych może również wykonywać zadania niezwiązane z rolą kierowniczą (np. wykonuje część zadań merytorycznych komórki organizacyjnej). Taka sytuacja ma najczęściej miejsce w niewielkich komórkach organizacyjnych, w których kierowanie zespołem nie pochłania np. 30% czasu pracy. W przypadku tego typu stanowisk warto wyraźnie określić rolę w poszczególnych typach zadań (związane z kierowaniem i niezwiązane z kierowaniem) lub nie wpisywać "na siłę" zadań, które są specyficzne dla wyższych stanowisk kierowniczych, np. typu "planowanie długookresowych działań zespołu", "koordynowanie działań rozwojowych", itp.

NIEWIELE MÓWIĄCE ZWROTY, SŁOWA OPISUJĄCE

Nie należy stosować do opisu zadań uniwersalnych określeń typu: „Inne polecenia przełożonego”, "dbanie o powierzone mienie", itp. Nie wnosi to bowiem żadnej informacji na temat faktycznie realizowanych na stanowisku zadań. 

Jeśli stanowisko pracy realizuje liczne zadania, które nie są uwzględnione w opisie stanowiska lub „ukryte” pod niewiele mówiącymi zwrotami, wskazane jest przeprowadzenie aktualizacji opisu stanowiska pracy. W przeciwnym wypadku zapisy takie będą przeszkadzać w wykorzystaniu opisu w innych obszarach zarządzania zasobami ludzkimi w firmie.

ZANIŻANIE LUB ZAWYŻANIE WYMAGAŃ WOBEC OSÓB ZAJMUJĄCYCH DANE STANOWISKO

Błąd pojawia się bardzo często w związku z wypełnienia tej części opisu stanowiska, która określa wymagania wobec pracownika. Często wpisywane są tam dane bez głębszej analizy miejsca w strukturze, charakteru zadań i odpowiedzialności. Często po prostu przepisywane są uregulowania ustawowe, bez zastanawiania się nad korelacją tych zapisów z innymi elementami opisu stanowisko. 

Skutki zaniżenia niezbędnych wymagań, to:

1. Ryzyko, że przyjęty na to stanowisko pracownik, nie będzie w stanie poprawnie wypełnić nałożonych na niego zadań,

2. Stanowisko pracy zostanie prawdopodobnie niżej zwartościowane w procesie budowania taryfikatora wynagrodzeń.
3. Osoby przyjmowane do pracy na stanowisku nie będą osiągały faktycznie wymaganych efektów.

Skutki zawyżania niezbędnych wymagań:

1. Problemy z naborem pracowników z odpowiednimi kwalifikacjami,

2. Ryzyko dużej rotacji na opisywanym stanowisku pracy (osoby z wyższymi kwalifikacjami niż rzeczywiście potrzebne, prawdopodobnie będą zmieniały pracę i/lub się demotywowały).

3. Konieczne będzie opracowywanie i finansowanie programów rozwojowych dla pracowników niespełniających tak wysoko postawionych wymagań pomimo, że faktycznie zdobywana przez nich w ten sposób wiedza/ umiejętności/ uprawnienia nie będą potem wykorzystywane.

Więcej informacji i porad w zakresie opisywania stanowisk pracy można znaleźć w poradniku "OPIS STANOWISK PRACY - OD PROCESU DO PROCEDURY"

Zapraszam do lektury!

blog comments powered by Disqus