Anatomia komunikacji w firmie i w zespole - część 1

Jak pokazują prowadzone badania, menedżerowie poświęcają na komunikację nawet 70% swojego czasu pracy. Skoro "ćwiczenie czyni mistrza", to problem komunikacji w firmach nie powinien już praktycznie istnieć. Tymczasem praktyka pokazuje coś zgoła innego. Warto zatem zastanowić się nad przyczynami i rodzajami zakłóceń oraz przeszkód w komunikacji wewnętrznej w firmie.

Praktyka wskazuje, że problemy w komunikacji są wynikiem różnych zakłóceń związanych z samym procesem komunikacji oraz istnieniem barier semantycznych, psychicznych uczestników procesu oraz otoczeniem fizycznym i środowiskiem.

Warto również zdać sobie sprawę z wartości utraconych informacji w procesie komunikowania się na skutek różnych zakłóceń (wartości szacunkowe na podstawie badań – E.Terney 1998):

utratakomunikacjijpg

Co najczęściej może być przyczyną zakłóceń w procesie komunikowania się?

Praktyka wskazuje przynajmniej na kilka rodzajów zakłóceń, które mogą wystąpić na każdym z etapów procesu komunikacji:
1.Niewystarczająca wiadomość

Często wiadomość jest niepełna lub niejasna. Jeśli nadawca nie przemyśli dokładnie tego, co chce przekazać, wtedy odbiorca spyta samego siebie: "O co właściwie tutaj chodzi?"
Niewystarczająco przemyślane wiadomości prowadzą do niejasnych i mało mówiących notatek, sprawozdań, rozmów. Sprawa wciąż krąży pomiędzy różnymi osobami, wszyscy zainteresowaniu dopytują się o szczegóły lub....w ogóle nie reagują i uważają sprawę za niebyłą.

2.Dobór nieodpowiednich słów, gestów, obrazów

To kolejne potencjalne źródło zakłóceń. Przykładem może być sytuacja, gdy nadawca próbuje bezskutecznie opisać za pomocą słów jakiś produkt (urządzenie), mimo że w takiej sytuacji zdjęcie, czy rysunek byłyby bardziej przydatne. Zdarza się również tak, że komunikat został przygotowany prawidłowo. Trafnie dobrano gesty i obrazy jednak użyto specyficznych słów, wyrażeń czy gestów, które są zrozumiałe jedynie dla wąskiej grupy odbiorców, przez co osoby „z zewnątrz” nie są w stanie zrozumieć treści komunikatu.

3.Zakłócenia w przekazie 

Błędem jest trwanie w przekonaniu, że od momentu nadania informacji nie mogą już pojawić się żadne zakłócenia. W tym momencie najczęściej pojawiają się bowiem tak banalne sprawy jak na przykład:

  • zbyt mała ilość papieru w drukarce,
  • położenie listu na nieodpowiednim biurku,
  • zapomnienie o umówionej rozmowie telefonicznej,
  • zawieszenie się komputera,
  • hałas uniemożliwiający odbycie swobodnej rozmowy.


4.Niepoprawna interpretacja

Zrozumienie komunikatu przez odbiorcę może być niepoprawne, utrudnione lub wręcz niemożliwe, jeśli nadawca użyje języka lub gestów zrozumiałych tylko dla hermetycznej grupy specjalistów lub określonego kręgu kulturowego. Dlatego tak istotne jest aby nadawca i odbiorca rozumieli wzajemnie pojęcia i gesty, którymi się posługują.

.
5.Relacje międzyludzkie

Nawet jeśli komunikat jest odpowiednio przygotowany i przekazany, odbiorca może nie zrozumieć prawidłowo jego sensu z powodu osobistych uprzedzeń, stereotypów, negatywnego nastawienia czy urazy w stosunku do nadawcy. Praktyka wskazuje, że w wielu firmach jest to jedna z najczęściej spotykanych przyczyn zakłóceń w komunikacji wewnętrznej. Powyższy podział ma oczywiście charakter umowny. Często bowiem wymienione wyżej przyczyny zakłóceń występują równolegle i nakładają się na siebie.

blog comments powered by Disqus